Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est important d'envisager l'ERP. Seulement, pour mener à bien un projet ERP, il est nécessaire de comprendre ce que c'est vraiment, quel genre de périmètre il couvre et quels sont ses différents environnements de travail. Voici alors tout ce qu'il faut savoir sur l'« Enterprise Ressource Planning ».
Qu'est-ce que l'ERP ?
Les éléments présentés ici ne sont que des bases pour comprendre ce qu'est l'ERP. Si une entreprise souhaite optimiser ses activités, elle peut réussir son projet ERP grâce à un intégrateur expert. De plus, se faire accompagner par un professionnel est l'une des meilleures solutions envisageables pour mener à bien un projet. L'ERP vient de l'anglais « Enterprise Ressource Planning ». Les francophones le connaissent sous la dénomination Progiciel de gestion intégré ou PGI. Pour expliquer simplement son concept, voici les caractéristiques auxquelles il répond :
- Il est généré par un concepteur unique.
- S'il y a un impact d'un de ses modules, l'information est automatiquement mise à jour en temps réel dans les différents autres modules qui sont associés.
- C'est un système qui garantit un audit parfait pour retrouver et analyser l'origine de toutes les informations.
- L'ERP peut couvrir la totalité du Système d'Information de l'entreprise. Bien entendu, chaque entreprise aura le choix d'implémenter les modules de l'ERP qui lui convient.
- Il permet de garantir l'unicité des informations qu'il possède, car il n'a qu'une seule base de données.
Quels sont les périmètres de gestion que couvre l'ERP ?
Le rôle de l'« Enterprise Ressource Planning » est de rendre homogène les Système d'Information de chaque entreprise grâce à un outil unique. C'est cet outil qui pourra ensuite couvrir un large périmètre de gestion. Voici alors les périmètres de gestion couverts par ce progiciel :
- La gestion des ventes
- La gestion des achats
- Le contrôle de gestion
- La gestion comptable qui comprend la comptabilité client, les fournisseurs, le personnel et les immobilisations
- La gestion des stocks (logistique)
- Et la gestion de production (planification…)
Il est important de noter qu'un ERP est partagé en plusieurs modules. Ce sont ces derniers qui répondront chacun aux domaines de gestion mentionnés ci-dessus. On peut dire qu'il est composé de modules fonctionnels qui couvrent un périmètre de gestion d'une société. Prenons un exemple concret : durant la saisie d'une vente, une écriture comptable se génère automatiquement. Cette écriture comptable est générée en partie double dans le journal des ventes accompagnée d'un calcul automatique de la TVA collectée. Le compte de résultat ainsi que le grand livre sont alors automatiquement impactés.
Quels sont les différents environnements de travail d'un ERP ?
L'« Enterprise Ressource Planning » possède en général trois environnements de travail :
- Un environnement de test qui permet d'effectuer des simulations. Ces dernières permettront de faire des tests de nouveaux paramétrages. Elles servent également à vérifier le fonctionnement du progiciel en fonction d'un processus de gestion précis (une sortie de stock, une vente, un achat…)
- Un environnement de développement qui a pour fonction d'adapter le progiciel standard aux besoins spécifiques de la société.
- Un environnement de production qui ressemble au progiciel employé quotidiennement par les gestionnaires de la société.
Notons que le travail en environnement de test est essentiel au passage à l'environnement de production.